Het weergeven van onderdelen van het P&O beleid in procesbeschrijvingen en een personeelshandboek

Met behulp van Administratieve Organisatie (AO) is het mogelijk het functioneren van de organisatie te coördineren en af te stemmen. AO wordt ook wel gekarakteriseerd door de 6 W's: Wie (functionaris) mag Wat (welke gegevens), Waarom, Wanneer en Waarmee (met welke hulpmiddelen) bewerken en Waarheen gaan die gegevens. Het begrip bewerken mag hierbij ruim worden geïnterpreteerd: ook bekijken is in dit verband bewerken. Dit principe heet in het kort het ‘Need to know-principe’. Belangrijke controle items zijn hierbij de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatie.

Kortom, met behulp van een inzichtelijk, concreet en praktisch in kaart gebracht werkwijze van het P&O beleid (AO) is het mogelijk om ervoor te zorgen dat uw uitvoerende medewerkers goed op de hoogte zijn van de wijze waarop de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd en dat op een zodanige manier dat zo efficiënt mogelijk wordt gewerkt en hierbij ook financieel gezien alleen die kosten worden gemaakt die ook echt nodig zijn.

In het geval uw organisatie reeds beschikt over een vastgesteld P&O beleid en u van mening bent dat dit beleid ook dient te worden weergegeven in een beschrijving t.a.v. de administratieve organisatie, dan kunt u ook hiervoor een beroep doen op de diensten van Z & P A.

Een door Z & P A opgestelde AO beschrijving wordt vormgegeven op een drietal niveaus, te weten:

Procesbeschrijving t.b.v. onder andere de directie;
Procedurebeschrijving t.b.v. onder andere het lijnmanagement;
Werkinstructie beschrijving t.b.v. onder andere de administratieve afdelingen.

Z & P A heeft hiervoor een methode ontwikkeld waarbij alle drie de niveaus begrijpelijk en handzaam in één beschrijving tot uiting komen.

In het geval de organisatie het beleid op het gebied van Personeel & Organisatie in P&O bedrijfsregelingen heeft weergegeven en ook middels een concrete, praktisch vormgegeven AO-beschrijving heeft opgetekend, dan weten:

de leidinggevenden op de werkvloer via welke ‘route’ zij hun werkzaamheden als verantwoordelijke voor hun medewerkers ten aanzien van de operationele uitvoering van het personeelsbeleid dienen te volgen;
de medewerkers van de afdeling P&O op welke wijze (en ook waarmee) de werkzaamheden behorende bij een P&O bedrijfsregeling moet worden uitgevoerd;
de werknemers in uw organisatie welke rechten en plichten zij hebben ten aanzien van de in de bedrijfsregelingen beschreven onderwerpen. U als werkgever heeft hiermee voldaan aan de verplichting om uw werknemers de mogelijkheid te bieden kennis te nemen van de binnen de organisatie van kracht zijnde bedrijfsregels (het bedrijfsbeleid) en het P&O beleid. Op deze manier is het voor zowel uw werknemer als ook voor uzelf als werkgever mogelijk de ander op zijn of haar naleving ten aanzien van deze regelingen aan te spreken. Alleen wanneer de medewerker op de hoogte is of kennis kan nemen van deze bedrijfsregelingen, is het mogelijk een werknemer die zich niet (wenst te) houd(en) aan de hierin beschreven rechten en plichten een eventueel disciplinair traject aan te zeggen. Indien aan deze verplichting niet is voldaan of dit ter discussie kan worden gesteld, dan kan in het uiterste geval de beslissingsbevoegde instantie (veelal de kantonrechter) besluiten de werknemer in het gelijk te stellen. Hiermee creëert u een (mogelijk financieel) probleem voor de organisatie welke gemakkelijk voorkomen had kunnen worden.

Bijkomend geldt ook dat de bij de AO-beschrijving behorende uitvoerende administratieve werkzaamheden ten aanzien van dit P&O onderwerp hierdoor, in het geval u niet over een afdeling personeelsadministratie beschikt, voor het overgrote deel zijn uit te voeren door een administratief medewerk(st)er. De AO beschrijving is zodanig opgezet dat een algemene administratief medewerk(st)er de werkzaamheden ook tijdig en correct kan uitvoeren.

Indien het geformaliseerde P&O beleid weergegeven is in P&O-bedrijfsregelingen en opgetekend staat in AO-procesbeschrijvingen, dan is hiermee de basis gelegd voor het realiseren van het zogeheten Personeelshandboek. Dit Personeelshandboek kan vervolgens het startpunt zijn voor het praktische gebruik van de bedrijfsregelingen en werkwijze (AO) waarop de P&O werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd. Op deze manier heeft een organisatie ervoor gezorgd dat:

de afspraken zoals vastgelegd in het P&O beleid,
de werkwijze van de uitvoering, én
de kennisgeving aan alle partijen, met elkaar in samenhang is vormgegeven en hierdoor ook zo efficiënt mogelijk zal kunnen worden toegepast.