Het realiseren van een personeelsbezettingsgraad welke in verhouding ligt met de formeel vastgestelde formatie
In de huidige economische situatie blijkt het dat een aantal ondernemingen op dit moment een overschot dreigen te krijgen aan personeel. Om een dergelijke situatie op een goede manier aan te sturen zijn een tweetal onderdelen uit de P&O discipline van belang, te weten:
1. Formatie-bezettingbeheer, en/of
2. Downsizing
In het geval de organisatie door een tegenvallende orderportefeuille noodgedwongen moet gaan snijden in de bedrijfskosten en hierdoor ook de personeelskosten een bijdrage moeten leveren tot het realiseren van een weer gezonde onderneming, dan wordt naast het nog efficiënter gaan werken ook al snel gedacht aan het verminderen van het personeelskosten. U leest dan ook op dit moment in de media dat bedrijven besluiten om een reductie in het personeelsbestand te gaan realiseren waarbij allereerst afscheid wordt genomen van de tijdelijke krachten (uitzendkrachten en werknemers met een contract voor bepaalde tijd). Eén van de mogelijkheden om hiermee om te gaan is het zogeheten ‘Downsizen’. Downsizing of het realiseren van kostenverlagingen in de personeelskosten en zijn dan vaak nodig om de onderneming voor nu te kunnen laten overleven en de resterende banen te kunnen behouden.
Downsizing is onder andere gebaseerd op de vermindering van de personeelssterkte en het nastreven van een (nog) hogere maat van organisationele efficiency in het uitvoeren van de werkzaamheden en productie. Het veronderstelt de implementatie van een strategie die naast de grootte van het werknemersbestand ook de kosten en de werkprocessen beïnvloed.
Hoewel downsizing niet noodzakelijk gelijk staat aan personeelafvloeiingen, is dit niet altijd het geval, maar arbeidskosten nemen nu eenmaal een hoog percentage in van de algemene en administratieve kosten in de meeste organisaties. Het verminderen van kosten door het reduceren van de arbeidskosten lijkt in die zin voor veel bedrijven dan ook een logische en natuurlijke strategie.
In het geval een onderneming een downsizingslag echter slecht uitvoert, dan kan dit onbedoeld leiden tot juist meer inefficiëntie en kan het zelfs schadelijk zijn voor op het moment dat de consumentenvraag straks weer zal aantrekken en het blijkt dat door een rigoureus uitgevoerd downsizingproces de onderneming hierop niet goed en doordacht is voorbereid.
Doordat een organisatie na de downsizingslag vaak qua organisatiestructuur ook ‘platter’ is geworden, zal een verkeerd uitgevoerde downsizingslag na het aantrekken van de markt kunnen leiden tot een uitstroom van goed ingewerkte en functionerende medewerkers die dan elders hun (promotie)ambities zien toenemen en juist op het moment dat deze werknemers extra hard nodig zijn bij een andere werkgever in dienst treden. Tevens kan een slecht uitgevoerde downsizingslag leiden tot een hoger ziekteverzuim doordat voor nu als ook voor straks geldt dat na het aantrekken van de consumentenvraag dezelfde hoeveelheid werk door minder mensen moet worden uitgevoerd en de werkdruk voor de werknemers te hoog wordt.
In het geval een onderneming op enig moment moet besluiten om door middel van een downsizingslag het personeelsbestand te verminderen, dan is het zaak om dit dus weldoordacht en met het oog op de toekomst te doen. Een goed middel om te komen tot een weldoordachte en realistische dorwnsizingslag is het hanteren van de formatie/bezetting methodiek waarbij op basis van de marktvraag (de afname van de producten/diensten van de onderneming) bekeken wordt met hoeveel fulltime arbeidsplaatsen aan deze vraag kan worden voldaan. Daarbij is het zaak om de huidige organisatiestructuur met het oog op de toekomst ook – zoveel als mogelijk is - in stand te houden. Doordat de personeelsformatie als startpunt voor de invulling in personeelsbezetting fungeert, is het voor in de komende moeilijke periode (maar ook in een toekomstige aantrekkende marktperiode) het middel om steeds te komen tot een op dat moment reëel benodigde bezetting. Het betreft de mogelijkheid om op elke (hoe klein ook) schommeling in te spelen. Door het creëren van een vast formatiedeel met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en een meer variabel formatiedeel met tijdelijke arbeidsovereenkomsten kan, zonder dat aan de organisatiestructuur wordt getornd, op een heel goede en simpel toepasbare wijze worden ingespeeld op de organisatiesituatie voor op dat moment, waarbij de te maken personeelskosten op een transparante in de hand kan worden gehouden en ingespeeld kan worden op een zo gezond mogelijke efficiëntie voor wat betreft de bedrijfsvoering en benodigde productiviteit. Op deze wijze heeft de organisatie een instrument dat meetbaar en werkbaar is.
Doordat Z & P A in het voorbije verleden -waarin het economische tij positief uitpakte- al steeds op deze wijze tegen het beheersen van de door een onderneming te maken personeelskosten heeft aangekeken en te werk is gegaan, is zij op dit moment ook de aangewezen partij om ondernemingen hierbij te adviseren en concreet bij te staan. Z & P A heeft een hiervoor speciaal ontwikkelde methodiek ontwikkeld waarmee dit in korte tijd inzichtelijk kan worden gemaakt, waarna de organisatie ook al snel de eerste stappen kan gaan zetten. En vergeet niet, dit is een denkwijze en methodiek die niet alleen werkt in ‘slechte’ tijden maar ook in ‘goede’ tijden. Het is een vaste waarde voor het zo efficiënt laten functioneren van uw organisatie.